Welcher Anwendungsfall ist für Ihre Bibliothek besonders relevant?
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1. Automatisierte Erstellung von Entlastungsvermerken
Der Workflow prüft automatisch, ob alle ausgeliehenen Medien zurückgegeben, offene Gebühren beglichen und keine Sperren im Benutzerkonto hinterlegt sind. Sind alle Voraussetzungen erfüllt, kann Alma die Entlastungsbescheinigung automatisch erstellen und versenden. So wird der Verwaltungsaufwand reduziert und der gesamte Prozess schneller, einheitlicher und vollständig nachvollziehbar.
2. Automatische Aktualisierung von Ausleihen bei Ablauf von Benutzerkonten
Dieser Workflow erkennt kürzlich abgelaufene Benutzerkonten, ruft die aktiven Ausleihen ab, prüft die Rückgabedaten und aktualisiert sie bei Bedarf automatisch. Gleichzeitig wird eine E-Mail-Benachrichtigung versendet. So lassen sich Ausleihen proaktiv verwalten, ohne sie einzeln suchen und bearbeiten zu müssen.
3. Synchronisierung zwischen CRIS und Alma
Der Workflow liest ISBNs aus Google Sheets aus, vereinheitlicht die Daten, sucht den zugehörigen Datensatz in Primo, ruft die MMS-ID ab und ergänzt die Tabelle automatisch um den Permalink und den Bearbeitungsstatus. So lassen sich wiederkehrende Aktualisierungen über mehrere Systeme hinweg automatisieren.
4. Automatische Aktualisierung von Bestellpreisen in Alma
Ausgangspunkt ist eine Excel-Datei mit Bestellungen und aktualisierten Preisinformationen. Der Workflow validiert die Datei, prüft jede Bestellung sowie deren aktuellen Status in Alma und aktualisiert auf Grundlage der hinterlegten Angaben automatisch den Preis und den Status der Bestellposition oder storniert diese. Über ein Ja/Nein-Feld lässt sich zudem festlegen, ob eine Bestellposition beibehalten oder storniert werden soll. Abschließend erstellt der Workflow eine Zusammenfassung und versendet einen Ergebnisbericht per E-Mail. So werden manuelle Prüf- und Aktualisierungsschritte automatisiert und sowohl der Arbeitsaufwand als auch das Fehlerrisiko reduziert.
5. KI-Assistent zur Interaktion mit Alma in natürlicher Sprache
Ein mit Alma verbundener KI-Assistent ermöglicht es Mitarbeitenden, Benutzerinformationen abzufragen und zu aktualisieren, Ausleihen, Gebühren und Vormerkungen zu prüfen, Ausleihen zu verlängern und weitere Aufgaben in natürlicher Sprache auszuführen. Auf diese Weise werden komplexe Systeminteraktionen zu einem intuitiven Dialog und eröffnen neue Möglichkeiten für die Arbeit mit Alma.
